Komponen Data dan Informasi

2.1              Pengertian Komponen Data ( Basis Data )

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis. Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan objek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan diantara objek tersebut.

Definisi basis data adalah kumpulan data yang dihubungkan secara bersama-sama, dan gambaran dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Berbeda dengan sistem file yang menyimpan data secara terpisah, pada basis data data tersimpan secara terintegrasi. Basis data bukan menjadi milik dari suatu departemen tetapi sebagai sumber daya perusahaan yang dapat digunakan bersama.

1.      Menurut Date (1990,p5), definisi dari basis data adalah kumpulan terintegrasi dari file yang merupakan representasi data dari suatu model enterprise.

2.      Menurut Fathansyah (1999,p2), basis data adalah :

·         Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

·         Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

·         Kumpulan file/ tabel/ arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Data dalam basis data disimpan dalam tiga struktur, yaitu file, tabel atau objek. File terdiri dari record dan field, tabel terdiri dari baris dan kolom. Objek terdiri dari data dan instruksi program yang memfungsikan data. Tabel terdiri dari kolom-kolom yang saling terkait, seperti file yang terdiri dari record yang saling terkait. File didalam basis data dapat terhubung kepada beberapa tabel. Dalam sebuah tabel, data pada tiap kolom terdiri dari ukuran dan tipe yang sejenis (char/ numeric).

2.1.1    Komponen-komponen Data

a.                  Data

1.    Data
Disimpan secara terintegrasi, artinya basis data merupakan gabungan dari berbagai macam file aplikasi yang berbeda yang disusun dengan menghilangkan bagian-bagian yang rangkap. Sebagai alat penghubung digunakan kunci (key). Dipakai secara bersama-sama, artinya masing-masing bagian dari suatu data dapat digunakan atau diakses bersama-sama dalam waktu yang bersamaan oleh pemakai untuk aplikasi yang berbeda.

2.    Perangkat keras mencangkup peralatan atau perangkat computer yang digunakan untuk pengelolaan sistem basis data.

3.    Perangkat lunak sebagai penghubung antara pengguna dan basis data.

4.    Pengguna dibagi menjadi 4 kategori :

a.    System Engineer tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan sistem basis data ,dan juga mengadakan peningkatan dan melaporkan kesalahan dari sistem tersebut.

b.    Database Administrator (DBA) tenaga ahli yang mempunyai tugas untuk mengontrol sistem basis data secara keseluruhan, meramalkan kebutuhan akan sistem basis data , merencanakannya dan mengaturnya.

c.    Programmer pengguna yang berinteraksi dengan basis data melalui Data Manipulation language (DML), yang disertakan dalam program yang ditulis dalam bahasa pemrograman induk (seperti C, Pascal, Cobol, dan lain-lain.

d.   Pengguna akhir

·      Casual user (Pengguan mahir) Pengguan yang berinteraksi dengan sistem tanpa menulis program modul program.

·      End User (Pemakai umum) pengguna yang berinteraksi dengan sistem basis data melalui pemanggilan satu programaplikasi permanen yang telah ditulis atau disediakan sebelumnya.

·      Specialized / sophisticated User (Pengguna khusus ) pengguna yang menulis aplikasi basis data non-konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus seperti aplikasi pengolahan Citra , sistem Pakar.

2.1.2        Keuntungan Basis Data :

·      Mengurangi duplikasi data

·      Meningkatkan integritas data

·      Memelihara independensi data

·      Meningkatkan keamanan data

·      Meningkatkan konsistensi data

·      Manipulasi data lebih canggih

·      Mudah untuk digunakan

·      Mudah untuk diakses

2.1.3        Kekurangan Basis Data:

·           Sistem lebih rumit, jadi memerlukan tenaga ahli dalam disain, program dan implementasi

·           Lebih mahal

·           Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi

·           Karena semua data di tempat terpusat, kerusakan software dan hardware dapat terjadi

·           Proses pemeliharaan dapat memakan waktu karena ukurannya yang besar

·           Proses back up data memakan waktu

Perangkat lunak basis yang banyak digunakan dalam pemrograman dan merupakan perangkat basis data tingkat tinggi (high level):

• Microsoft SQL Server
• Oracle
• Sybase
• Interbase
• XBase
• Firebird
• MySQL
• PostgreSQL
• Microsoft Access
• dBase III
• Paradox
• FoxPro
• Visual FoxPro
• Arago
• Force
• Recital
• dbFast 
• dbXL
• Quicksilver
• Clipper
• FlagShip
• Harbour
• Visual dBase
• Lotus Smart Suite Approach

Selain perangkat lunak di atas, terdapat juga perangkat lunak pemrograman basis data aras rendah (low level), diantaranya:

·         Btrieve

·         Tsunami Record Manager

2.2      Pengertian Komponen Informasi

Sistem informasi dan teknologi informasi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi karena dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi berbagai proses organisasi, pengambilan keputusan dan kerja sama tim dalam organisasi. Inti proses dalam organisasi adalah menejemen pengelolaan sumber daya organisasi dan pengambilan keputusan para pemimpin organisasi dalam penggunaan sumber daya tersebut. Pengambilan keputusan dan kerjasama tim dalam organisasi memerlukan komunikasi data informasi yang akurat.

Informasi merupakan sumber daya yang diperlukan organisasi informasi bersumber dari data yang telah diolah. Informasi tersebut didapat melalui kegiatan menejemen informasi yang terdiri dari pemerolehan , penggunaan dan pembuangan informasi yang tidak berguna. Pengelolaan data menjadi sebuah informasi yang berharga memerlukan sistem informasi.

Sistem informasi merupakan perangkat pengolahan data secara manual maupun menggunakan teknologi informasi. Pengolahan data dimulai dengan menerima data , memilih data, menyimpan data, mengolah data menjadi informasi yang berharga dan penggunaan informasi untuk berbagai kepentingan.

Sistem Informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi, informasi dan prosedur kerja yang memproses , menyimpan , menganalisis dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan. Manusia dalam sistem informasi terdiri dari pemilik sitem informasi, pengguna (user) dan tenaga ahli sistem informasi (programmer ahli, data base, ahli jaringan dan teknik computer)

Sistem informasi dibedakan menjadi dua yaitu sistem informasi manual dan sistem informasi berbasis computer (computer basedinformation sistem / CBIS). Dalam perkembangannya sistem informasi berbasis computer disebut dengan sistem informasi, maka dari itu sistem informasi yang banyak digunakan saat ini mempunyai pengertian sistem informasi yang menggunakan computer sebagai perangkat pengolah data.

2.2.1 Kegunaan Sistem Informasi

     Efrain Turban, McCean dan James Waterbe  dalam Alamsyah (2008) menyebutkan bahwa sistem informasi bermanfaat untuk :

a.       melakukan komputasi numerik dalam jumlah besar dengan kecepatan tinggi.

b.      menyediakan komunikasi organisasi atau antar organisasi yang murah dan cepat.

c.       menyimpan informasi dalam jumlah yang besar dalam ruang kecil.

d.      informasi mudah diakses dari manapun dengan cepat dan murah.

e.       meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja pada suatu lokasi.

f.       menyajikan informasi yang jelas.

g.      mengotomatisasikan proses-proses bisnis.

h.      mempercepat pengetikan dan penyuntingan

i.        memerlukan biaya yang lebih murah dibandingkan cara manual.

Nilai manfaat sistem informasi semakin meningkat dengan pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi yang semakin canggih, baik dari sisi harwdware maupun software.  Dewasa ini, perkembangan  prosesor komputer sangat pesat, misalnya Prosesor Intel yang berkembang dari core solo menjadi dual core dan selanjutnya menjadi quad core. Perkembangan prosesor ini linear dengan peningkatan kemampuan komputasi komputer sehingga semakin banyak data yang dapat diproses dalam waktu yang singkat. Kapasitas hardisk juga semakin sehingga menyimpan data semakin banyak.

Kemampuan software pengolah database (database management system/DBMS) juga mempunyai kemampuan yang sangat baik, misalnya MySQL mampu menangani data dalam jumlah besar dalam waktu singkat, disertai dengan tingkat keamanan yang memadai. Akses data dan informasi juga saat ini semakin mudah dengan semakin mudah dan murahnya biaya yang diperlukan untuk akses internet.

2.2.2    Komponen-Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1.      Komponen input

input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termaksud metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan , yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.      Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika , dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan catra yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.      Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4.      Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran , dan mebantu pengendalian dari sistem keseluruhan.

5.      Komponen Hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung data base atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6.      Komponen softwere

Softwere berfungsi sebagai tempat untuk mnegolah, menghitung, dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7.      Kompoen basis

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras kompuetr dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasi. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilakn berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8.      Komponen Kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informais, seperti bencana alam, api, peraturan, air, debu, kecenderungan-kecenderungan , kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan , sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalah-kesalahan dapat lengsung cepat diatasi.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1       Kesimpulan

            Komponen basis data adalah kumpulan data yang dihubungkan secara bersama-sama, dan gambaran dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi atau individu. Komponen-komponen data terdiri dari data, perangkat keras, perangkat lunak, dan pengguna. Sedangkan pengguna terdiri dari system engineering,data base administrator, programmer, dan pengguna terakhir. Pengguna  terakhir sendiri terdiri dari casual users, endusers, dan specialize.

            Sistem informasi adalah perangkat pengolahan data secara manual maupun menggunakan teknologi informasi. Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi, informasi dan prosedur kerja yang memproses , menyimpan , menganalisis dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan. Komponen-komponen informasi sendiri terdiri dari komponen input, komponen modal, kompnen output,komponen teknologi, komponen hardware,komponen software, komponen basis, komponen kontrol.

3.2       Saran

            Bagi mahasiswa Bimbingan dan Konseling, sebaiknya mengetahui komponen-komponen data dan informasi agar dapat mempelajari lebih lanjut dalam pengolahan data dan informasi yang sesuai dengan kebutuhan Bimbingand dan Konseling. Data dan informasi yang diperoleh dari hasil tes maupun non-tes diolah dengan menggunakan komputasi. Maka dari itu, seorang konselor yang baik mampu mengetahui dan membaca hasil komputasi data dan informasi. Sehingga, hasil pengolahan data dan informasi tersebut dapat tersampaikan dengan benar dan berguna bagi konselor dan klien.